DHL Supply Chain es el proveedor de logística por contrato líder en el mundo. Nos plantearon la necesidad de encontrar una solución para su departamento de Operaciones.
“Antes de trabajar con SherpaBots, cada cierre de mes dos personas tenía que estar durante una semana comprobando y validando la información de los proveedores, se comprobaba hasta donde se podía pero seguían apareciendo incidencias en los cobros, los precios o las facturaciones.”
¿Cuál era la situación inicial?
Antes y también ahora se recibe información de los proveedores cada final de mes, con el detalle en hojas de cálculo. Además, cada uno de los proveedores envía los datos en un formato propio y bastante variable. Existían unas hojas de cálculo con inventarios y precios estimados, pero al ser días de mucha carga de trabajo (cierre de mes), apenas daba tiempo para revisar y comprobar que lo que nos enviaban era correcto y se adecuaba a lo pactado, se comprobaba hasta donde se podía. En estas comprobaciones, ocasionalmente, aparecen duplicación de cobros, precios incorrectos o facturación de servicios que no se han utilizado. El tiempo que se dedicaba por el departamento de compras es de 80 horas mensuales (2 personas dedicadas la última semana del mes).
“La escalabilidad que permite SherpaBots ha permitido integrar muchos proveedores con formatos diferentes en su facturación. Gracias a la integración se ha automatizado y validado todos los servicios facturados ahorrando hasta un 9% en el coste y un 90% en el tiempo dedicado.”
¿Cómo hemos optimizado este proceso?
A lo largo de 3 semanas, desarrollamos e implementamos una solución que consistía en lo siguiente:
- Integramos los diferentes formatos de proveedor en la base de datos.
- Generación histórico de facturación por proveedor.
- Creación de inventario de contratos con fechas y precios.
- Validación servicios facturados están operativos.
- Detección dobles facturaciones.
Resultados:
- Un ahorro en facturaciones erróneas del 9% del coste total.
- Reducción del 90% del tiempo dedicado para su gestión.
- Escalabilidad en la integración de 3 nuevos proveedores más sin aumento en el tiempo dedicado a su gestión.