DHL Supply Chain es el proveedor de logística por contrato líder en el mundo. Su división DHL IBERIA nos plantearon la necesidad de encontrar una solución para la recogida de horas del personal en departamento de RRHH para los más de sesenta centros que tienen en España y Portugal.
“Con SherpaBots hemos conseguido una plataforma donde gracias a una plantilla actualizable con el DataLake, que facilita la correcta cumplimentación de manera estandarizada en todos los centros de la división, permite generar un análisis en tiempo real fiable y de calidad.”
¿Cuál era la situación inicial?
Antes de trabajar con la plataforma de SherpaBots, el mecanismo de recogida de horas no estaba centralizado, ni estandarizado en cuanto a los conceptos y tipos de hora recogidas. Esto provocaba una gran variabilidad en la integración de los datos que impedía un análisis entre centros de los datos de horas trabajadas, ausencias y/o la distribución del tipo de hora (normales, nocturnas, extra…). Esto generaba mucho trabajo manual, y también desigual, en el manejo e integración de los conceptos a nivel global. Además, debido a estos problemas no existían informes que permitieran un análisis estandarizado de las horas de los empleados y a su vez evaluar la situación de absentismos, variables de la nómina, horas extra, KPIs de horas, etc. etc.
“Antes de trabajar con la plataforma, la diversidad de mecanismos y conceptos en la recogida de horas de los distintos centros impedía analizar de manera fiable los datos recogidos en los distintos centros y era imposible el cálculo correcto de KPIs”
¿Cómo hemos optimizado este proceso?
A lo largo de 4 semanas, desarrollamos e implementamos una solución que consistía en lo siguiente:
- Creación de un ERP de recogida de horas estandarizado y la vez configurable para todos los centros de IBERIA.
- Asociación automática de horas por actividades y empleados en función de turnos, jornadas y categorías.
- Carga validada y distribución por tipos diferenciales de horas.
- Generación de soporte automatizado en caso de incidencias, errores e incoherencias.
- Creación de informes automatizados y en tiempo real sobre la carga de horas de todos el departamento de RRHH distribuido por centros y unidades de gestión.
Resultados:
- Una reducción del tiempo de gestión asociado a la gestión de horas del personal de hasta un 90% en los/as administrativos de RRHH para la integración de horas de los empleados.
- Creación de un sistema de análisis y reporting para la central de RRHH de DHL.
- Estandarización y automatización de procesos que evita errores hasta en un 75% de la gestión.