Integración de Inspecciones de Seguridad

DHL Supply Chain es el proveedor de logística por contrato líder en el mundo. El departamento de Operaciones nos planteó la necesidad de encontrar una solución para la gestión común de las inspecciones de seguridad en todos los centros de IBERIA.

“La gestión de inspecciones de seguridad era antes muy variable, una por centro. El análisis común era prácticamente imposible, además se generaban muchos errores por la manipulación manual de los datos que acrecentaba todavía más las dificultades.”

¿Cuál era la situación inicial?

La gestión de las inspecciones se producía de manera manual que incluían diversos formatos como hojas de datos, archivos digitales en pdf, impresos, etc. Esta variabilidad dentro de los centros y entre los distintos almacenes hacía muy difícil un análisis acertado del estado de seguridad global de los centros. Se generaban muchos errores debido a la manipulación diferenciada de las preguntas de cada centro y de las preguntas periódicas (semanales, mensuales, trimestrales) que eran concebidas de manera diferente y que, por tanto, imposibilitaban la unificación de criterios de seguridad para todos los centros. Además, al no existir un histórico, no era posible ver la evolución, lo que a su vez impedía validar los datos por parte de los/as responsables del departamento de Operaciones.

“Trabajando con SherpaBots hemos conseguido centralizar y estandarizar las inspecciones de seguridad de todos los centros de la división que nos ha permitido un correcto análisis gracias a la recogida de datos automatizada y validada.”

¿Cómo hemos optimizado este proceso?

A lo largo de 3 semanas, desarrollamos e implementamos una solución que consistía en lo siguiente:

  • Generación de un ERP de recogida de datos para todos los centros del departamento en Iberia (más de 60 centros)
  • Creación de un template común configurado con las preguntas de inspecciones según semana.
  • Creación de un formulario online para añadir preguntas al template.
  • Validación de datos cargados, modificación automatizada para la personalización de las inspecciones de seguridad según centro.
  • Creación de un histórico de cargas previas.

Resultados:

  • Un ahorro de hasta del 90% del tiempo en la gestión documental de las inspecciones semanales.
  • Creación de un nuevo sistema ordinario de integración de datos que permite la unificación de criterios.
  • Mejora de hasta 35% a la hora de analizar y mejorar los protocolos de seguridad de cada centro y del global del departamento.
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