Este proyecto lo realizamos para nuestro cliente DHL Supply Chain. Nos plantearon la necesidad de encontrar una solución para su departamento de Finanzas.
“El departamento tenía un conjunto de hojas de cálculo, que el equipo de finanzas se dedica a ir manipulando e integrando, convirtiendo el trabajo de los controllers en una conjunto de tareas administrativas, en vez de poder analizar y mejorar las proyecciones y objetivos. “
¿Cuál era la situación inicial?
Nuestro cliente tenía un proceso de budget complejo. Con costes precargados, cálculos necesarios para la rentabilidad por cliente, más de 100 centros de costes, más de 120 clientes, diferentes escenarios para aprobar. Es un proceso que consumía varios meses del departamento de Controlling y, si bien existe una herramienta corporativa para incorporar el presupuesto en Oracle, no ofrecía las herramientas necesarias para gestionar ágilmente todo el proceso. El departamento tenia un conjunto de hojas de cálculo, que el equipo de finanzas se dedica a ir manipulando e integrando, convirtiendo el trabajo de los controllers en una conjunto de tareas administrativas, en vez de poder analizar y mejorar las proyecciones y objetivos.
“Hemos conseguido cambiar el rol del controller en todo el proceso de presupuestación, pasando de ser un administrativo cualificado, a convertirse en una figura que aporta valor a través del análisis y el acompañamiento a los directores de las operaciones”
¿Cómo hemos optimizado este proceso?
A lo largo de 4 semanas, desarrollamos e implementamos una solución que consistía en lo siguiente:
- Diseño de template integral incorporando toda la información necesaria para realizar el budget.
- Creación de app para la integración de todas las plantillas en tiempo real.
- Desarrollo de APIs para integrar los datos provenientes de otros sistemas (Payroll, GL, Fixed Assets…).
- Diseño de reports y dashboards para tener una visión completa del budget.
- Automatización de los cálculos necesarios para la rentabilidad por cliente y el reparto de costes centrales.
- Bot para el rastreo automático de incoherencias y criterios, generando alarmas para solucionar las diferencias.
Resultados:
- Una reducción del 60% del tiempo destinado a todo el proceso.
- Incremento de un 120% del tiempo dedicado al análisis y calidad del presupuesto.
- Gestión paralela de 6 escenarios diferentes.