DHL Supply Chain es el proveedor de logística por contrato líder en el mundo. Desde el departamento de Finanzas, nos plantearon la necesidad de encontrar una solución para agilizar la gestión de facturas con sus diversos proveedores y transportistas.
“Antes de trabajar SherpaBots, el sistema de facturación era tan diverso como proveedores teníamos… Mucho desorden, mucho tiempo de gestión manual vinculado a la unificación de archivos en distintos formatos que provocaba una serie de incidencias que costaba mucho tiempo y trabajo arreglar.”
¿Cuál era la situación inicial?
El sistema de facturación por parte de los transportistas estaba completamente descentralizado y había mucho desorden por parte de transportistas y otros proveedores. Esto exigía una gran cantidad de trabajo manual de gestión vinculado con archivos de distintos formatos (hojas de cálculo individuales, albaranes en pdf, etc.) que exigía cuarenta horas de trabajo mensual por parte del personal administrativo. Esto provocaba un descontrol de las facturas emitidas y los pagos provocaban muchos errores e incidencias debidos a la diversificación de sistemas de facturación.
“Gracias a Sherpabots hemos conseguido unificar los criterios de IP6 y Centiro automatizando la producción de facturas, validando la información y el cálculo. Hemos ahorrado mucho en tiempo de gestión y en solventar errores debidos a la manipulación de datos diversos.”
¿Cómo hemos optimizado este proceso?
A lo largo de 3 semanas, desarrollamos e implementamos una solución que consistía en lo siguiente:
- Creación de un sistema de autofacturación para los sistemas IP6 y Centiro.
- Automatización de la producción de facturas a partir de archivos de texto csv extraídos de los sistemas.
- Generación de mails automáticos con el desglose de facturas en hojas de cálculo para los distintos proveedores y transportistas basados en el servicio cargado en los sistemas IP6 y Centiro.
- Validación y detección de errores.
- Creación de una interface automatizada para los diferentes sistemas de facturación de los proveedores.
- Creación de un histórico de facturas individualizado para los transportistas, proveedores y clientes.
Resultados:
- Una reducción de un 98% del tiempo dedicado a la gestión de las facturas de proveedores y transportistas.
- Ahorro del 25% en los errores de facturación.
- Integración de nuevos proveedores sin coste adicional en el tiempo de gestión gracias a la escalabilidad de SherpaBots.