Iniciación a SherpaBots

Como ya hemos ido viendo a lo largo de la formación en SherpaBots, existen lo que conocemos como las “grandes” áreas que son: OPEX, FINANZAS y RRHH. Cada una de estas áreas tiene asociados lo que conocemos como Unidades de Gestión o Sites. Así, por ejemplo, tendremos cada uno de los centros que operan para la empresa como si fuera una Unidad de Gestión que además podrá vincularse con su área y estas áreas podrán vincularse entre sí para la coordinación entre diferentes áreas de una misma empresa. Un ejemplo de este caso sería el centro Heineken en Sevilla que para el área de finanzas se llama “Heineken” pero para el área de RRHH se llama “Sevilla”. Aunque eso lo veremos más adelante en el tema 10.

 

Lo que ahora nos interesa saber es entender cómo es el funcionamiento de las diferentes apps asociadas a un área que usan plantillas para que cada una de las Unidades de Gestión carguen de manera independiente su información.

 

1.1 Ejemplo App Standar “Accidentabilidad”

Esta aplicación representa un ejemplo muy bueno para entender cómo funcionan y cómo generar las aplicaciones Standard asociadas a una plantilla. Esta aplicación sirve para cargar los accidentes acontecidos en cada uno de los centros que existen para el área de OPEX de la empresa. Por lo que la frecuencia con la que se carguen estas plantillas dependerá de cuándo sucedan accidentes. 

Como vimos antes en el pantallazo podemos acceder a esta aplicación, una vez tenemos acceso a la misma, y veremos las Unidades de Gestión a las que tengamos acceso, o en caso de tener un acceso admin veremos todas.

En cada uno de los bloques tendremos varios botones: Subir, Plantilla, Historial, Documentación y Usuarios (solo admin).

Lo primero que tendríamos que hacer es descargar la plantilla dándole al botón correspondiente:

Al darle veremos que se nos descarga un archivo que tendrá por nombre “TEMPLATE” y el nombre de la aplicación, en este caso “TEMPLATE ACCIDENTABILIDAD”. Al abrirlo, vemos que tiene una hoja Start, idéntica a un SherpaExcel; por lo tanto, lo primero que haremos será actualizar. Se cargarán los filtros asociados y las Unidades de Gestión a las que tengamos acceso. Tendremos que seleccionar una, rellenar los filtros y darle al botón actualizar.

Una vez actualizada veremos que hay otra hoja, “Incidente” donde veremos un formulario que contiene campos cargados (con fórmulas) y campos para rellenar:

Como indica la leyenda tendremos campos, con el fondo negro y pintados de amarillo claro que están precargados. En este caso, tendremos que seleccionar un nombre del desplegable que viene con los empleados del centro que hemos seleccionado y veremos como el resto de campos se “autocompletan” con los datos de este empleado/a. Esta pre-carga se realiza de manera manual al diseñar la template vinculando unas celdas con otras mediante fórmulas referidas a las hojas descargadas.

Estas celdas tienen unas fórmulas, por ejemplo en la que señala el DNI vemos la siguiente fórmula:

=SI(ESERROR(INDICE(Empleado_NIF;COINCIDIR(C6;Empleado_NOMBRECOMPLETO;0);1));”—“;INDICE(Empleado_NIF;COINCIDIR(C6;Empleado_NOMBRECOMPLETO;0);1)) 

Cómo vimos en el tema 5 de SherpaExcel aquí se usa la combinación de funciones INDICE y COINCIDIR, además de un condicional SI(ESERROR()) para evitar celdas con errores cuando no hay datos.

Fórmulas similares se utilizan para los campos de Modalidad, Edad, Género y Antigüedad. La fecha está vinculada con la que hemos introducido en la hoja Start y el día de la semana se busca con la siguiente fórmula:

=SI(C9=””;””;BUSCARV(DIASEM(C9);INFO_DIASEMANA;3;FALSO))

Estos datos los descargamos de la base de datos como en un SherpaExcel. En el modulooper de la aplicación, que en este caso se llamará como el archivo que hemos descargado “TEMPLATE ACCIDENTABILIDAD”.

En este ejemplo vemos una serie de consultas de tipo SherpaExcel, que descargan información en función de los filtros de la hoja Start, que a su vez estarán vinculados con el Site o Unidad de Gestión seleccionado y los otros filtros. 

En el caso de Accidentabilidad lo que queremos cargar es la información de los empleados del centro seleccionado que tuvieran turno de trabajo el día del accidente, para rellenar los campos necesarios seleccionando el nombre de un desplegable.

A continuación tenemos una serie de campos que se han de rellenar. Tenemos algunos que tienen desplegable y otros que son para escribir libremente:

Aquellos campos que tienen desplegables también provienen de hojas ocultas con información descargada. En el caso que vemos en el pantallazo, el desplegable para seleccionar el puesto viene de la siguiente consulta del modulooper:

Descargando este dato en una hoja podemos crear un desplegable con el rango creado automáticamente. 

Esto ocurre en todos los desplegables:

También tendremos desplegables de SI/NO o con menos opciones que podemos hacer de manera manual, o también descargar. 

Para realizar esta Plantilla se ha elegido la estrategia de crear una serie de listas que, como vemos en las consultas, están en la tabla cuadro_mando.accidentes_listas . Esta tabla a su vez se alimenta del Upload “ACCIDENTES LISTAS” que vemos en la app Upload Center:

Aquí vemos que también hay que descargar una plantilla, rellenarla, modificarla y volver a subirla para actualizar los listados que vemos en el TEMPLATE ACCIDENTABILIDAD. Esto es lo que conocemos como un Upload con Plantilla, que se alberga en una app Custom como es Upload Center. Lo veremos en detalle más adelante, pero por ahora nos indica cómo se cargan los datos que alimentan los listados de los desplegables de la plantilla.

 

Volvamos a la Plantilla de Accidentabilidad. Una vez rellenados todos los campos: 

Una vez rellenada podemos visualizar la hoja “UP” con el botón derecho sobre las hojas del excel.

Ahí veremos cómo se visualizan los datos que hemos rellenado en horizontal:

Guardaremos el archivo y lo cargaremos, esta parte es la que es equivalente a un Upload. Lo cargaremos en el mismo bloque donde hemos descargado la plantilla, dándole al botón subir, que nos abrirá un moduform donde podremos seleccionar el archivo guardado en nuestro ordenador:

Pondremos un pequeño comentario y le daremos al botón subir.

 

En este momento empieza la magia del Upload, que irá ejecutando las consultas del modulooper que tendrá el nombre de la aplicación, en este caso “ACCIDENTABILIDAD”.

Vemos las primeras 5 consultas del modulooper, que tienen mucho parecido con las que tendría cualquier Upload: tipo SQL, acciones Stop, Error, etc.

 

El objetivo es idéntico al de cualquier Upload, detectar errores, cambiar formatos, etc. para introducir los datos correctamente en una tabla final donde luego podrán ser consultados desde un SherpaExcel o desde la web o donde los queramos mostrar.

 

1.2 Ejemplo Formulario Cuadro de Mando

 

Ahora veamos una App Standard vinculada al área de RRHH. Sirve para cargar datos para alimentar el Cuadro de Mando que es un SherpaExcel que recoge información de multitud de Uploads pero que requiere de un formulario específico para cargar datos concretos de cada Unidad de Gestión. Esta carga tiene una periodicidad de un mes, así cada mes se cargarán los datos del periodo anterior.

Veremos que el funcionamiento es idéntico a la de Accidentabilidad.

Tenemos una serie de Unidades de Gestión, donde podremos descargar la plantilla que tendremos que actualizar y rellenar los filtros de la hoja Start.

Luego volveremos a actualizar e iremos a la hoja “Formulario”:

Aquí vemos varias cosas:

Por un lado, tenemos el centro y el año seleccionados en la hoja Start, además de un desplegable que nos permite seleccionar el mes del cual vamos a cargar los datos. 

Por otro lado, en la parte izquierda, tenemos una serie de indicadores con su explicación divididos en varios bloques que tienen diferentes colores, en la parte derecha tenemos un histórico de los datos cargados en los meses de ese año pintado en amarillo clarito, donde veremos las fórmulas que aluden a las hojas de datos descargadas desde el modulooper de esta plantilla que se llama “TEMPLATE FORMULARIO CUADRO DE MANDO”.

En este modulooper solo veremos una consulta que sirve para descargar el histórico del Site o Unidad de Gestión seleccionada filtrado por año.

Este histórico alude directamente a la tabla donde se almacenan los datos cargados por este mismo formulario. Pues una vez rellenada la columna del mes correspondiente, guardado el archivo y cargado en el bloque correspondiente mediante el moduform que se despliega al hacer click sobre el botón subir, se ejecutará el modulooper de carga: “FORMULARIO CUADRO DE MANDO”:

Donde volvemos a ver una estructura de Upload, que cargará datos y los almacenará en la tabla correspondiente para que luego sea visualizada en un SherpaExcel, web o donde queramos descargarla.

En resumen, una aplicación Standard tiene una serie de bloques que se corresponde con las unidades de gestión asociadas al área de la app. Estos bloques permiten la descarga de una plantilla que será idéntica en cada bloque, diferenciando tan solo la unidad de gestión a la que están vinculadas.

Una vez descargada la plantilla esta tiene una doble funcionalidad:

• SherpaExcel: descarga información que luego mostraremos en forma de histórico, para desplegables o como veamos necesario, gracias a un modulooper con sentencias de tipo SherpaExcel.
• Upload: carga información en la base de datos basándose en una estructura fija y dentro de las posibilidades y restricciones que permite la configuración de un Upload y su correspondiente modulooper con sentencias de tipo SQL.