DHL Supply Chain es el proveedor de logística por contrato líder en el mundo. Desde su departamento de Operaciones nos plantearon la necesidad de encontrar una solución para su gestión de las incidencias de mantenimiento.

“La recogida de incidencias de mantenimiento estaba totalmente descentralizada provocando un flujo de trabajo errático, con duplicidades, errores y más gasto de tiempo y dinero del necesario.”
¿Cuál era la situación inicial?
Existía mucho desorden en la recogida de incidencias de mantenimiento ya que la gestión de las planificaciones estaba totalmente descentralizada. Este descontrol provocaba un flujo de trabajo errático y muchas duplicidades en la gestión de las órdenes de mantenimiento. Había un sistema para cada centro, a veces incluso más de uno en un solo centro donde cada departamento, almacén u oficina utilizaba un método diferente para reportar, archivar y generar las órdenes o planificaciones de mantenimiento. Esto generaba duplicados en el trabajo, falta de comunicación y una interrupción constante del flujo de trabajo que no era nada eficiente.

“Gracias a SherpaBots hemos conseguido tener un solo sistema para la gestión de las incidencias de mantenimiento que permite reportar en tiempo real y tener un control sobre todo el flujo de trabajo de mantenimiento de los centros.”
¿Cómo hemos optimizado este proceso?
A lo largo de 3 semanas, desarrollamos e implementamos una solución que consistía en lo siguiente:
- Creación de un formulario online para integrar planificaciones de mantenimiento de todos los centros de DHL IBERIA.
- Estandarización de criterios para facilitar y agilizar el flujo de incidencias.
- Validación de la información requerida para evitar duplicados en el trabajo.
- Visualización de un histórico de planificaciones que ahorra trabajos similares.
- Creación de un informe automatizado en tiempo real con todas las planificaciones de mantenimiento por centro y a nivel global que permite la gestión eficiente y ágil de todas las incidencias.
- Creación de un sistema único de flujo de trabajo para operaciones de mantenimiento con visualización de los estados para todos los responsables de mantenimiento de la empresa y de los distintos centros.

Resultados:
- Un ahorro de hasta el 60% de tiempo de trabajo y gestión de las operaciones y planificaciones de tareas de mantenimiento.
- Incremento de hasta 50 puntos en la agilidad y trazabilidad del flujo de trabajo de mantenimiento.
- Mejora de un 30% de los costes de mantenimiento gracias a la centralización, estandarización y agilización del flujo de trabajo.