DHL Supply Chain es el proveedor de logística por contrato líder en el mundo. Nos plantearon la necesidad de encontrar una solución para su departamento de Finanzas.
“Antes de SherpaBots las OPs se hacían directamente en Oracle, cada OP tenía que ser validada por una serie de personas generando bastante trabajo repetitivo y duplicados debido a la falta de centralización de las peticiones.”
¿Cuál era la situación inicial?
Las Purchase Orders u OPs de servicio y producto se creaban a través del ERP de Oracle que tiene un sistema y unos criterios propios de esta plataforma que chocan con la disparidad de cada unidad de gestión para introducir estas peticiones en la plataforma. Eso exigía mucho tiempo que se empleaba en el proceso manual de introducción y validación de las OPs entre departamentos: mails, archivos de distintos tipos, llamadas, etc. Esta deslocalización y desorden de los criterios de generación de OPs y las validaciones del sistema Oracle impedían un flujo ágil y eficaz del trabajo, así como duplicados en los pedidos, descontrol en la contratación de servicios, etc.
“Trabajando con la nueva plataforma de SherpaBots hemos ahorrado muchísimo tiempo además de mejorar el flujo de trabajo entre departamentos. Ahora podemos validar cada OP individualmente de manera automática y evitar duplicados.”
¿Cómo hemos optimizado este proceso?
A lo largo de 3 semanas, desarrollamos e implementamos una solución que consistía en lo siguiente:
- Centralización del proceso de peticiones Purchase Orders en un ERP común para todas las unidades de gestión operativas para realizar este tipo de órdenes.
- Automatización del proceso de integración con creación de interfaces estandarizadas para Oracle.
- Creación de una template que actualiza en tiempo real información contable requerida y vinculada con las distintas áreas de gestión y compra.
- Validación de las cargas de la Purchase Orders, correción y generación automática de soporte para completar y cumplimentar los datos necesarios para cada una de las OPs.
- Creación de un reporting web con información de cada OP, requerimientos, histórico, solicitantes, etc. que permite cumplimentar vía web y filtrar por distintos campos: Suppliers, IDs, Lead, etc.
Resultados:
- Una reducción de hasta el 80% del tiempo empleado en la generación de Purchase Orders en Oracle.
- Mejora de la eficiencia del flujo de trabajo entre departamentos de hasta 40 puntos.
- Automatización, validación y centralización de todas la OPs para el departamento de compras y vínculo con contabilidad y finanzas.