Este caso corresponde a nuestro cliente DHL Iberia. Nos plantearon la necesidad de encontrar una solución para su departamento de Finanzas.
“Los errores en la imputación diferencial, la corrección manual y reclasificación de conceptos contables hacían de los días de cierre una carrera contrarreloj que además no permitía un análisis, ni una trazabilidad fiable y, por tanto, imposibilitaba la mejora del proceso.”
¿Cuál era la situación inicial?
La asignación correcta y trazable de los costes, tanto a nivel de cliente, centro y actividad, era uno de los principales cuellos de botella para poder profundizar en el análisis de la rentabilidad de los diferentes contratos. Imputaciones incorrectas, repartos en basados en cálculos manuales y continuas reclasificaciones hacían que el equipo de controlling y contabilidad agotasen los días de cierre mensual inmersos en una carrera contrarreloj para ofrecer un número, en el que el detalle para el análisis estaba lleno de incoherencias e inexactitudes. Además, la difícil trazabilidad de esos cálculos, dificultaba cualquier intento de mejora del proceso.
“Sherpabots genera automáticamente más de 1.200 asientos anuales, que se integran directamente en Oracle, asegurando la calidad del reparto de costes y permitiendo que el equipo de finanzas pueda analizar los datos durante el periodo de cierre.”
¿Cómo hemos optimizado este proceso?
A lo largo de 2 semanas, desarrollamos e implementamos una solución que consistía en lo siguiente:
- Integración vía interface de los datos contables del ERP (Oracle)
- Diseño de plantillas estandarizadas para recoger los porcentajes de reparto y drivers relacionados con cada centro de coste.
- Motor de cálculo aplicable a por igual a todos los escenarios (Actual, Budget, Forecast) para poder realizar comparativas con igualdad de criterios.
- Bot para automatización asientos contables y envío a Oracle vía interface.
- Desarrollo alarmas detectando centros de costes genéricos con saldo.
- Elaboración de reports para poder acceder fácilmente a la rentabilidad al máximo nivel de detalle.
Resultados:
- Una reducción del 90% del tiempo destinado a la asignación de costes.
- 1 criterio único para todos los escenarios.
- +1.200 asientos generados automáticamente cada año.