DHL Supply Chain es el proveedor de logística por contrato líder en el mundo. Nos plantearon la necesidad de encontrar una solución para su departamento de Finanzas.
“La asignación correcta y trazable de los costes, tanto a nivel de cliente, centro y actividad, era uno de los principales cuellos de botella para poder profundizar en el análisis de la rentabilidad de los diferentes contratos.“
¿Cuál era la situación inicial?
La distribución contable de los gastos de los proveedores se generaba de manera manual, provocando errores e incoherencias de manera habitual, así como descuadres y una gran cantidad de tiempo empleado por administrativos de distintos departamentos para cuadrar facturas e imputaciones contables. Esto era debido a la manipulación manual de las hojas de cálculo cada mes que, inevitablemente, provocaba errores y descuadres que había que solucionar, también manualmente. Este trabajo repetitivo y muy poco eficiente cambiaba los criterios en los cálculos de la distribución contable para cuadrar los datos provocando un aumento de trabajo todos los cierres de mes en varios departamentos de gestión.
“Gracias a Sherpabots generamos automáticamente más de 1.200 asientos anuales, que se integran directamente en Oracle, asegurando la calidad del reparto de costes y permitiendo que el equipo de finanzas pueda analizar los datos durante el periodo de cierre.”
¿Cómo hemos optimizado este proceso?
A lo largo de 3 semanas, desarrollamos e implementamos una solución que consistía en lo siguiente:
- Integración de facturas de más de 20 proveedores en la base de datos.
- Imputación contable automatizada según criterio de cada factura (matrícula, número de empleado, DNI, etc.).
- Cruce y mapeo de información con otros departamentos (Finanzas, RRHH,…) para la validación automática de los costes y errores.
- Envío de mail automatizado con el soporte para la solución de las incidencias detectadas.
- Creación de interface individualizada y automática para la carga en otros sistemas de contabilidad (PowerBI, Oracle).
- Verificación de los importes facturados según imputación contable para cada proveedor y centro de coste.
Resultados:
- Una reducción del tiempo de gestión de un 95%.
- Mejora en la detección de errores un 60% más eficaz y mucho más rápido.
- Escalabilidad del proceso integrando hasta 20 proveedores diferentes.