DHL Supply Chain es el proveedor de logística por contrato líder en el mundo. Nos plantearon la necesidad de encontrar una solución para su departamento de Operaciones.
“Trabajar con SherpaBots nos ha permitido mejorar la satisfacción de los empleados y responsables, además de aumentar la eficiencia y la productividad hasta un 10% gracias a la asignación selectiva de tareas automática.”
¿Cuál era la situación inicial?
Existía una asignación manual de las tareas a cada empleado sin una centralización ni histórico de las tareas realizadas previamente. Esto provocaba un descontrol y una asignación aproximada que muchas veces incurría en errores como asignar empleados a tareas sin la formación necesaria, o con restricciones que no podían realizar. De esta manera, se generaban errores en la organización y pérdidas de eficiencia en la organización de turnos, reduciendo la productividad y provocando faltas en los flujos de trabajo intra e inter-turnos. Existían unas reglas pre-establecidas para la asignación pero no se cumplían, ya que el cálculo manual de todas las tareas para todos los turnos y empleados de un turno resultaba imposible.
“La asignación de tareas de cada empleado muchas veces incurría en errores debido a la cantidad de empleados y turnos que hay en todos los centros. Se perdía mucha eficiencia y no se cumplían las reglas preestablecidas para la asignación.”
¿Cómo hemos optimizado este proceso?
A lo largo de 3 semanas, desarrollamos e implementamos una solución que consistía en lo siguiente:
- Creación de un ERP de gestión de tareas asignadas para cada unidad de gestión.
- Actualización automática con cruce de datos con los ERPs propios de la gestión de RRHH para vincular tareas del centro y contratos activos.
- Las templates permiten asignar las tareas con restricciones para los empleados y calcula de manera automática las asignaciones equitativas y rotativas de los/as empleados/as.
- La carga valida y calcula de manera equilibrada e inteligente según reglas relativas a cada tarea (formación, mínimos y máximos, restricciones, preferencias, etc.) para la asignación automática.
- Creación de un report actualizable en tiempo real de la propuesta de asignación de tareas.
- Visualización de la propuesta para el día actualizado y del histórico de asignación.
Resultados:
- Un aumento de la eficiencia y la productividad de hasta un 10% a nivel centro.
- Un ahorro de más del 80% del trabajo dedicado a la asignación selectiva de tareas.
- Transformación radical del flujo de trabajo y de la satisfacción tanto de los/as responsables de turno así como de los/as empleados/as.